EasyWork je modulární systém, jehož základní částí je interní elektronické datové úložiště (DMS). Data jsou zde bezpečně uložena a zašifrována interními nástroji tak, aby byla zajištěna jejich bezpečnost. Systém umožňuje vybudovat sofistikované řešení pro centrální správu a archivaci nejrůznějších nestrukturovaných dokumentů, počínaje textovými dokumenty, přes prezentace až po multimediální soubory.

Dokumenty lze evidovat/indexovat dle zvolených parametrů (zákazník, částka, datum, zakázka …), řadit je do příslušných skupin, případně je mezi sebou navzájem logicky provazovat. Dle těchto indexů je potom možné dokumenty/soubory velmi rychle vyhledávat a současně mít okamžitě k dispozici k náhledu dokumenty, které spolu souvisejí.

Aby bylo možné řídit oběh dokumentů ve společnosti, včetně celé firemní agendy, systém disponuje elektronickým workflow. Díky tomu je možné velmi snadno zajistit distribuci dokumentů mezi zaměstnanci společnosti v elektronické podobě a současně celý proces zrychlit a zpřehlednit.

Klíčové vlastnosti řešení:

• přístup k informacím z libovolného místa
• možnost integrace se stávajícím ERP/ekonomickým systémem apod.
• bezpečnost dat: šifrování archivovaných dokumentů, řízené přístupy k dokumentům
• uložení libovolného tipu dokumentu (PDF, výkresy, mediální soubory, textové soubory…)
• evidence historie práce s dokumentem
• elektronický oběh dokumentů společností – schvalování, připomínkování… (work-flow)
• okamžitá a snadná dohledatelnost dokumentů – požadovaný dokument, související dokumenty
• vstup dokumentů z datových schránek a poštovního klienta
• podpora řízení životního cyklu dokumentů

Do systému je možné přistupovat z libovolného místa (pobočky apod.) vzdáleným připojením. Nastavení systému se řeší vždy s ohledem na povahu zákazníka a jeho procesů. Ve finále je možné přesně definovat, jaký dokument jakému pracovníku náleží, kdo a v jakém čase dokument schvaluje nebo pouze připomínkuje apod.