Řešení pro elektronickou archivaci a správu dokumentů
Elektronická archivace a správa dokumentů jsou podstatnou záležitostí v každé moderní společnosti, která elektronicky zpracovává informace a chce je uchovávat v bezpečných archivech. Systém umožňuje organizaci, sdílení a snadné vyhledávání informací a dokumentů. Mimo běžných strukturovaných i nestrukturovaných dat v papírové či elektronické podobě můžeme zpracovávat také tiskové výstupy AS/400. Archivovaná data pak mohou být vyhledávána podle uživatelsky definovaných indexů. Řešení umožuje:
- archivace tiskových výstupů AS/400, spoolfilů (SCS, IPDS, AFP)
- management papírových dokumentů s podporou Kofax Capture technologií
- archivace libovolných PC-dokumentů a souborů
- flexibilní funkce vyhledávání, také pro Web, Lotus Notes a Microsoft Office
- workflow – integrované uložení dokumentů na optických discích
Je to řešení pro jednotné ukládání nejrůznějších dokumentů a dokladů. Elektronická archivace nasazená v celé firmě umožní okamžité vyhledání a sdílení každého dokumentu na kterékoliv pracovní stanici firmy.
AMCOBEX Information Technologies, s.r.o. má v současné době status Technical Solutions Specialist produktu Kofax Capture, produkčního systému pro pořizování informací, a zaručuje optimální integraci výrobků Kofax s aplikacemi IBM. Aplikace připravuje data a obsah dokumentů pro další průběh zpracování v systému správy dokumentů IBM Content Manager. Ukládané digitalizované papírové dokumenty se automaticky archivují v systému IBM Tivoli Storage Manager pro zálohování a obnovu dat. Nejdůležitější částí řešení je:
- Integrace vstupního subsystému archivu
- Automatické roztřídění dokumentů a vytěžení indexových dat pro ukládání konsistentního souboru informací do položek Content Manageru
- Zabezpečení vysoké rychlosti skenování a zpracování rozdílných druhů dokumentů a zajištění dokonalých výsledků digitalizace bez ohledu na stav a kvalitu skenovaných dokumentů
- Moduly zabezpečení samostatných operací skenování dávky dokumentů s postupy manuálního vstupu pro zadání správné indexové informace
- Vývoj aplikace pro získávání informací a urychlení pracovních procesů s bezchybným přenosem do archivního úložiště IBM Content Manager Document Capture
Většina výkonných skenovacích zařízení je navržena za účelem document capture (tedy zaevidování, indexace a archivování digitálních kopií dokumentů) nebo za účelem data capture (tedy získání dat z vyplněných formulářů). Document Capture je proces konverze papírových dokumentů do podoby jejich digitálních kopií a indexovaných dat. Kopie jsou ukládány jako datové soubory na záznamová média, obvykle je to ve formátu PDF nebo v podobě souborů TIFF zkomprimovaných softwarem Group 4, indexy jsou ukládány do databázového systému. V prostředí zpracování dokumentů se primárně ukládá do řídicího systému obraz dokumentu. Rejstříková informace je pořizována, aby uživatelé mohli vyvolat originální obraz. Bez obrazu nemá indexová informace žádnou hodnotu. Content Manager poskytuje zejména:
- Aplikační on-line archive Řešení IBM Tivoli Storage Manager pro zálohování souborových systémů vyhrazených pracovních stanic pro získávání informací a automatický aplikační archiv pro redukci ukládání souborů a úložiště.
- Distribuovaný přístup na data
- Bezpečnost, méně ztracených dokumentů
- Zálohování dokumentů
- Historie, hierarchické ukládání do archivu
- Disaster recovery