Bauhaus se s papírovými dokumenty vypořádal

V České republice je mnoho červených prodejen s velkým nápisem Bauhaus, do kterých denně zamíří tisíce profesionálů a kutilů. Určitě Bauhaus také znáte a pravděpodobně jste  v něm už byli a nejspíš i něco koupili. Přemýšleli jste někdy o tom, jak náročná je správa takového obrovského podniku, který má v databázi více než sto tisíc položek? Představte si, že velká část údajů se do této databáze dostává v papírové podobě.

Právě velké množství papírových dokumentů, které se zpracovávají na různých místech, ponejvíce ve finanční účtárně, vedlo firmu k tomu, aby se zefektivněním jejich zpracování zabývala. Papíry z účtárny obvykle putovaly dál, aby z nich každý potřebný úsek společnosti mohl získat požadované údaje. Navíc se následně musela řešit archivace těchto dokumentů. Ve chvíli, kdy bylo jasné, že se centrála českého zastoupení společnosti přesune do nové budovy v Brně, se vedení rozhodlo pro elektronickou archivaci a řešení oběhu dokumentů. Bylo přitom jasné, že přes maximální snahu se četné papírové vstupy nepodaří odbourat, a proto celé řešení klade důraz na převod papírových dokumentů do elektronické podoby. Jako realizátora řešení si Bauhaus vybral naši společnost Amcobex Information Technologies. Nejprve bylo třeba vše pečlivě zanalyzovat a popsat všechny (nejen papírové) dokumenty, které firmou putují, a identifikovat, kdo a k čemu je potřebuje. Následně bylo třeba vytvořit a zavést systém pro správu dokumentů – Content Manager (IBM), který řeší zároveň jejich vstup, oběh a archivaci. Systém Content Manager využívá robustní databázi IBM DB2 s počáteční diskovou kapacitou 550 GB, což by mělo stačit na uložení 4,5 miliónu dokumentů.

Cesta papírových dokumentů nekončí už jen v papírovém archivu

Papírový dokument, který dnes do firmy přijde ať už poštou, faxem nebo při příjmu zboží, tak kromě odpovědných zaměstnanců dostane do ruky už pouze pracovník skenovacího centra. To je vybaveno jedním vysokokapacitním oboustranným skenerem, který při rozlišení 200 dpi zpracuje 35 listů za minutu, při rozlišení 150 dpi pak ještě o deset listů za minutu více. Tento výkonný stroj je speciálně připraven na dávkové skenování, kdy během jedné dávky přijímá jeden určený typ dokumentů. To zjednodušuje a zrychluje jejich zpracování. Na pomoc pro ruční skenování je zde pak dokumentový skener nižší třídy umožňující individuální přístup k dokumentu bez zpomalení práce na hlavním pracovišti. Všechny skenery mají kvalitní obslužný software, který dokáže optimalizovat získaný obraz, aby v něm nebyly nežádoucí stíny či tmavé okraje, a identifikuje hlavní rozlišovací znaky, jako jsou různé typy čárových a dalších kódů. Digitalizační pracoviště jsou vybavena softwarem Kofax Capture. Mimo základní skenovací úlohy je využíván současně pro vytěžování dat z dokumentů a převod do elektronické podoby v předem definovaném datovém formátu. Kofax Capture je zde implementován jako serverové řešení pro centrální správu dokumentů (korekce, extrakce dat, validace apod.), před vstupem dokumentu do IBM ECM.

Dokument je po naskenování uložen do speciálního adresáře, aby k němu buď obsluha skeneru, nebo další určený pracovník doplnil klíčová slova, která umožní jeho jednodušší identifikaci pro další pohyb v rámci firmy. Dokument přitom stále zůstává ve své původní podobě – pouze si jej uživatelé namísto papíru prohlížejí na monitoru (ale samozřejmě si jej mohou i vytisknout). Skenování je velmi rychlé a ihned po jeho dokončení může dokument využít každý, kdo k tomu má potřebné oprávnění. Jakmile dokument skenováním vstoupí do databáze, už jej není možné ztratit. Navíc může s dokumentem pracovat více lidí současně. Vyhledání kteréhokoliv dokumentu je nyní otázkou okamžiku. Přístup k databázi je možný prostřednictvím webového prohlížeče, který běží v rámci systému IBM WebSphere Application Server. Stačí, aby se uživatel zadáním jména a přístupového hesla přihlásil, a jsou mu zpřístupněny všechny dokumenty, které jeho roli ve firmě přísluší. Kromě hlídání přístupových práv systém jednotlivým uživatelům zpřístupňuje též možnosti, co mohou s dokumentem provádět. Samozřejmě jsou veškeré operace zaznamenávány a zabezpečeny, aby se dokumenty nemohly dostat do nesprávných rukou. Nechybí ani archivační systém řízený IBM Tivoli Storage Managerem, který zajišťuje pravidelné zálohování veškerých údajů a archivaci nejstarších dokumentů pro případné pozdější kontroly.

Původní předpoklady trojnásobně překročené

Původní analýza počítala se skenováním a zpracováním zhruba 25 tisíc listů za měsíc, ale už krátce po realizaci první fáze řešení narostl objem papírových dokumentů na trojnásobné hodnoty. Stačilo povýšit licenci systému pro zpracování papírových dokumentů, takže systém dále běží. Tím ale práce na bezpapírové komunikaci nekončí a Bauhaus už dnes připravuje další rozšíření řešení, které práci s elektronickými dokumenty ještě více usnadní a zjednoduší.

O společnosti Bauhaus

Bauhaus patří mezi největší a nejúspěšnější obchodní firmy v Evropě. Specializuje se na výrobky pro dílnu, dům a zahradu, které nabízí jak profesionálním řemeslníkům, tak i domácím kutilům. Po celé Evropě provozuje více než 185 filiálek, které mají na skladě přes 130 tisíc různých výrobků. Výběr sahá od šroubováku k elektrické vrtačce, od profilového dřeva k ekologickým lakům, od koberců ke sprchovací kabině, od malé kytičky k sazenici stromu. Firma staví na svých odborných prodavačích, kteří dokáží zákazníkům poradit. Vedle prodeje poskytuje též servisní služby.