Anonymizace dokumentů

Anonymizace dokumentů

Dle nově schváleného zákona č. 340/2015 Sb., tzv. Zákona o registru smluv, musí všechny státní organizace zveřejňovat uzavřené smlouvy na veřejném portále ve strojově čitelném formátu a s metadaty (popisné údaje k dokumentu). Tyto smlouvy musí mít před zasláním do registru smluv znečitelněné (tzv. anonymizované) citlivé – osobní údaje. Jedná se tedy o složitou metodiku přípravy dokumentu před vlastním uveřejněním.

Podmínky dané zákonem:

  • anonymizace dokumentů se vztahuje na státní organizace (úřady, polostátní firmy, ministerstva,…)
  • platnost od 1.7.2016
  • povinnost zveřejnit smlouvy, faktury a objednávky nad 50.000 Kč bez DPH
  • zveřejnění přes portál Registr smluv
  • povinnost zveřejnit smlouvy je nutné do 30 dnů od podepsání

Popis řešení:

Digitalizační software v nabídce AMCOBEX umožňuje nejenom snadné a pohodlné skenování, ale i velmi snadné řešení právě anonymizaci dokumentů. Pomocí práce s obrazem importovaných PDF nebo přímo skenovaných obrazů dochází k začernění požadovaných dat. Pokud jsou dokumenty pro účely uveřejnění skenovány, je možné si naskenovaný originál uchovat v nepozměněné podobě ve vašem úložišti, spisové službě apod.

  • řešení postavené na softwaru Kofax Express
  • možnost skenování dokumentů přímo ze skeneru nebo nahrání archivovaných dokumentů do aplikace (PDF, TIFF, …)
  • jednoduché vytváření nečitelných polí nad citlivými údaji (tahem myší)
  • zpracovávání celých dávek dokumentů a následný export do jednotlivých PDF/A
  • v rámci jednoho skenování možnost uložit PDF/A soubor s nebo bez anonymizace
  • začerněné oblasti jsou permanentní => při exportu do prohledávatelného PDF/A nelze tato slova vyhledat

Tři hlavní benefity:

  • snadná digitalizace dokumentů a následná anonymizace dat
  • použitelnost řešení i pro elektronické dokumenty v PDF
  • digitalizace originálu a verze s anonymizací pro uveřejnění v jednom uceleném řešení

Výhody:

  • snadné ovládání
  • software v českém jazyce
  • optimalizace obrazu v čase skenování
  • možnost napojení dokumentového skeneru
  • neomezený počet zpracovaných dokumentů
  • vytváření povinných metadat pro Registr smluv