Anonymizace dokumentů

Anonymizace dokumentů

Dle nově schváleného zákona č. 340/2015 Sb., tzv. Zákon o registru smluv, musí všechny státní organizace zveřejňovat uzavřené smlouvy na veřejném portále ve strojově čitelném formátu a s metadaty (popisné údaje k dokumentu). Tyto smlouvy musí mít před zasláním do registru smluv znečitelněné (tzv. anonymizované) citlivé – osobní údaje. Tedy jedná se o složitou metodiku přípravy dokumentu před vlastním uveřejněním.

Podmínky dané zákonem:

  • Anonymizace dokumentů se vztahuje na státní organizace (úřady, polostátní firmy, ministerstva,…)
  • Platnost od 1.7.2016
  • Povinnost zveřejnit smlouvy, faktury a objednávky nad 50.000 Kč bez DPH
  • Zveřejnění přes portál Registr smluv
  • Povinnost zveřejnit smlouvy je nutné do 30 dnů od podepsání

Popis řešení:

Digitalizační software v nabídce AMCOBEX umožňuje nejenom snadné a pohodlné skenování, ale i velmi snadno řešit právě anonymizaci dokumentů. Pomocí práce s obrazem importovaných PDF nebo přímo skenovaných obrazů dochází k „začernění“ požadovaných dat. Pokud jsou dokumenty pro účely uveřejnění skenovány, je možné si naskenovaný originál uchovat v nepozměněné podobě ve vašem úložišti, spisové službě apod. 

  • Řešení postavené na softwaru Kofax Express
  • Možnost skenování dokumentů přímo ze skeneru nebo nahrání archivovaných dokumentů do aplikace (PDF, TIFF, …)
  • Jednoduché vytváření nečitelných polí nad citlivými údaji (tahem myši)
  • Zpracovávání celých dávek dokumentů a následný export do jednotlivých PDF/A
  • V rámci jednoho skenování možnost uložit PDF/A soubor s nebo bez anonymizace
  • Začerněné oblasti jsou permanentní => při exportu do prohledávatelného PDF/A nelze tyto slova vyhledat

Tři hlavní benefity:

  • Snadná digitalizace dokumentů a následná anonymizace dat
  • Použitelnost řešení i pro elektronické dokumenty v PDF
  • Digitalizace originálu a verze s anonymizací pro uveřejnění v jednom uceleném řešení

Výhody:

  • Snadné ovládání
  • Software v českém jazyce
  • Optimalizace obrazu v čase skenování
  • Možnost napojení dokumentového skeneru
  • Neomezený počet zpracovaných dokumentů
  • Vytváření povinných metadat pro Register smluv