Anonymizace dokumentů

Anonymizace dokumentů

Dle nově schváleného zákona č. 340/2015
Sb., tzv. Zákon o registru smluv, musí všechny státní organizace zveřejňovat
uzavřené smlouvy na veřejném portále ve strojově čitelném formátu a
s metadaty (popisné údaje k dokumentu). Tyto smlouvy musí mít před
zasláním do registru smluv znečitelněné (tzv. anonymizované) citlivé – osobní
údaje. Tedy jedná se o složitou metodiku přípravy dokumentu před vlastním
uveřejněním.

Podmínky dané zákonem:

  • Anonymizace dokumentů se vztahuje na
    státní organizace (úřady, polostátní firmy, ministerstva,…)
  • Platnost od 1.7.2016
  • Povinnost zveřejnit smlouvy, faktury a
    objednávky nad 50.000 Kč bez DPH
  • Zveřejnění přes portál Registr smluv
  • Povinnost zveřejnit smlouvy
    je nutné do 30 dnů od podepsání

Popis řešení:

Digitalizační software v nabídce AMCOBEX
umožňuje nejenom snadné a pohodlné skenování, ale i velmi snadno řešit
právě anonymizaci dokumentů. Pomocí práce s obrazem importovaných PDF nebo
přímo skenovaných obrazů dochází k „začernění“ požadovaných dat.
Pokud jsou dokumenty pro účely uveřejnění skenovány, je možné si
naskenovaný originál uchovat v nepozměněné podobě ve vašem úložišti,
spisové službě apod. 

  • Řešení postavené na softwaru Kofax
    Express
  • Možnost skenování dokumentů přímo ze
    skeneru nebo nahrání archivovaných dokumentů do aplikace (PDF, TIFF, …)
  • Jednoduché vytváření nečitelných polí
    nad citlivými údaji (tahem myši)
  • Zpracovávání celých dávek dokumentů a
    následný export do jednotlivých PDF/A
  • V rámci jednoho skenování možnost uložit
    PDF/A soubor s nebo bez anonymizace
  • Začerněné oblasti jsou permanentní =>
    při exportu do prohledávatelného PDF/A nelze tyto slova vyhledat

Tři hlavní benefity:

  • Snadná digitalizace dokumentů a
    následná anonymizace dat
  • Použitelnost řešení i pro elektronické
    dokumenty v PDF
  • Digitalizace originálu a verze s
    anonymizací pro uveřejnění v jednom uceleném řešení

Výhody:

  • Snadné ovládání
  • Software v českém jazyce
  • Optimalizace obrazu v čase
    skenování
  • Možnost napojení dokumentového
    skeneru
  • Neomezený počet zpracovaných dokumentů
  • Vytváření povinných metadat pro Register
    smluv