Digitalizace dokumentů

Co je digitalizace dokumentů?

Jedná se o proces, při němž dochází k převodu papírových dokumentů do elektronické podoby.

Elektronická podoba dokumentů Vám umožňuje jednodušší, levnější a efektivnější zacházení s dokumenty. Díky indexaci dokumentů je snadnější správa, vyhledávání i možnost provázání s Vaším informačním či účetním systémem. Nemalou výhodou je možnost snadné archivace a jednoznačný přehled o přístupu k jednotlivým dokumentům.

Proč digitalizovat dokumenty?

Význam digitalizace dokumentů, archivovaných v šanonech, archivních boxech či policích, je možné rozdělit do několika základních okruhů. Kromě zvýšení jejich bezpečnosti a snížení rizika porušení, ztráty či zcizení originálů dokumentů jde zejména o podstatné zrychlení přístupu k dokumentům v digitální formě, rychlé prohledávání digitálního archivu, možnost elektronické distribuce a prezentace vyhledaných dokumentů, snížení prostorových nároků a možnost případného přesunu archivovaných originálů na méně exponovaná místa. Dalším významným důvodem je pak vytvoření lepších podmínek pro řídící a rozhodovací činnost vedoucích pracovníků, každodenní práci zaměstnanců a zlepšení kvality přístupu k informacím dalším oprávněným osobám či zákazníkům.

V jakých oblastech činnosti digitalizaci použít ?

V oblasti účetnictví a daňového poradenství, při likvidaci společnosti nebo v oblasti vedení konkurzů, při výkonu advokátních či notářských služeb, při práci s dokumentací v ordinacích lékařů, u finančních služeb v oblasti bankovnictví, pojišťovnictví, leasingu, ale například i při elektronické archivaci a zpřístupnění dokumentů souvisejících s výrobou a dodávkou materiálů. V neposlední řadě pak naleznete využití například v oblasti práce úřadů státní správy a místní samosprávy, u příspěvkových a neziskových organizací… Obecně se dá říci, že digitalizace najde využití všude tam, kde se pracuje s větším množstvím dokumentů.

Nabízíme a dodáváme především technologie pro digitalizaci a elektronické zpracování papírových dokumentů od společnosti KOFAX, která je předním výrobcem těchto technologií v oblasti skenování, rozpoznávání, kategorizace a indexování, vytěžování dat. S pomocí software KOFAX zajistíme jedinečné ověřené profesionální řešení pro snímání dokumentů a dat s nejrychlejším a nejflexibilnějším řešením indexace.

SW KOFAX za pomoci vhodně zvoleného a certifikovaného dokumentového skeneru poskytuje řešení pro výkonné, profesionální dávkové snímání dokumentů a dat, které lze rozšířit i na automatické rozpoznávání formulářů (dokáže extrahovat důležité informace například i z ručně psaných slov, strojopisů, čárových kódů nebo dokonce z předtištěných tabulek), disponuje velice přesným OCR. Nedílnou součástí je i VRS (VirtualRescan), poskytující potřebné funkce pro dosažení optimální kvality skenovaných obrazů.

SW KOFAX je na světových trzích nabízen v několika variantách s možností nadstavbových modulů. Jejich nasazení je věcí konkrétní analýzy klientových potřeb. Chcete-li získat další informace o možnostech digitalizace nebo Vás zaujali produkty Kofax, kontaktujte nás

Co je to dokumentový skener?Fujitsu

  • Skener dimenzovaný pro zpracování tisíců stran denně
  • Obvykle pro duplexní čtení
  • Většinou průchodový
  • Vybavený zásobníkem pro dokumenty, případně ploché lože
    • snadné ovládání
    • vysoká spolehlivost

Pro běžné skenování se základním vytěžením obsahu je k dispozici softwarový nástroj pro dávkové skenování dokumentů Kofax Express, profesionální, moderní, snadno ovladatelný, vše v jednom.

Co je Kofax Express?

Kofax Express software přináší usnadnění práce každému, kdo skenuje dokumenty, indexuje a ukládá do archivu (např. Microsoft SharePoint). Zpracování dávek dokumentů je rychlé a tedy šetří čas, při zachování malé velikosti a vysoké kvalitě obrazu. Kofax Express je dostatečně jednoduchý pro začátečníky a současně výkonný nástroj pro profesionály.

  • Pro běžné i produkční dávkové skenování
  • Automatický import obrazových souborů formátu TIFF, PDF, JPG a BMP
  • Zpracovává funkcí VRS už skenované obrazy
  • Profesionální, snadno ovladatelný
  • Od nízkých až po vysoké objemy dokumentů
  • VRS skvěle integrované přímo do procesu skenování
  • Nelimitovaná možnost vrácení provedených operací
  • Náhled v reálném čase
  • Separace dokumentů, indexace čárovým kódem, manuální indexace, vyhledání indexů v databázi
  • Dynamické nastavování výstupních parametrů pro export
  • Kofax Color Super Compression ve VRS technologii
  • Ukládání ve standardu JPEG,TIFF, PDF a PDF/A

Na pokrytí podnikové infrastruktury pro automatizaci zpracování dokumentů a vytěžování potřebných informací jak v centrálním umístění, tak na odloučených pracovištích poskytuje všechny potřebné funkcionality produkční capture software systém Kofax Capture.

Co je Kofax Capture?

V tomto procesu známe několik kroků zpracování. Kofax Capture vždy zpracovává dokumenty dávkově a tyto dávky jsou následně zpracovány skrze jednotlivé kroky (moduly chcete-li) v předem definovaném pořadí. Máte možnost zpracování v rámci jedné pracovní stanice, nebo použít produkt v rámci podnikové infrastruktury zahrnující vzdálené pobočky kdekoliv na světě.

Klasický proces obsahuje naskenování dokumentů, následně přechází dávka k procesu rozpoznání, kde jsou automaticky vytěžena data pomocí OCR technologie a dávka je následně odeslána k opravám do validačního modulu. Ve finále jsou naskenované obrazy a (meta) data předány do navazujících systémů správy dokumentů, workflow, DMS, ERP systémy nebo Archiv. Od společnosti Kofax a jejich partnerů je k dispozici více jak 80 integrací s těmito systémy.

  • Distribuované skenování, možnost práce na pobočkách (skenování, vyhodnocení, indexace)
  • Eliminace manuálního přepisování dat
  • Automatizace procesu zpracování dokumentů
  • Výrazná úspora času a práce se strukturovanými dokumenty, tedy i souvisejících nákladů
  • Snížení chybovosti automatickým vytěžením dat
  • Rozpoznávání textu, čárových kódů, zonální OCR / ICR a OMR čtení
  • Uživatelské moduly s možností skriptování
  • Automatizované vytěžování dat z dokumentů (při větším objemu nestrukturovaných dat nutno použít nadstavbové moduly)
  • Volba více tříd dokumentů (úloh) pro snadnou klasifikaci
  • Řešení vysoké dostupnosti a úplné obnovy po výpadku
  • Rozdělení výkonu, monitoring stavu celého systému

NAŠI PARTNEŘI: