Digitalizace

Co je digitalizace dokumentů?

Jednoduše řečeno se jedná o proces, při němž dochází k převodu papírových dokumentů do elektronické podoby.

Zpracování papírových dokumentů v životním cyklu obsahu dokumentu v systémech pro správu dokumentů je jedním z nejsložitějších. Elektronická podoba dokumentů umožňuje jednodušší, levnější a efektivnější zacházení s dokumenty. Díky indexaci dokumentů je snadnější správa, vyhledávání i možnost provázání s Vaším informačním či účetním systémem. Nemalou výhodou je možnost snadné archivace a jednoznačný přehled o přístupu k jednotlivým dokumentům.

Proč digitalizovat dokumenty?

Význam digitalizace dokumentů, archivovaných v šanonech, archivních boxech či policích, je možné rozdělit do několika základních okruhů. Kromě zvýšení jejich bezpečnosti a snížení rizika porušení, ztráty či zcizení originálů dokumentů jde zejména o podstatné zrychlení přístupu k dokumentům v digitální formě, rychlé prohledávání digitálního archivu, možnost elektronické distribuce a prezentace vyhledaných dokumentů, snížení prostorových nároků a možnost případného přesunu archivovaných originálů na méně exponovaná místa. Dalším významným důvodem je pak vytvoření lepších podmínek pro řídící a rozhodovací činnost vedoucích pracovníků, každodenní práci zaměstnanců a zlepšení kvality přístupu k informacím dalším oprávněným osobám či zákazníkům. Nemluvě o úsporách v nákladech na skladování, spotřební materiál a další.

V jakých oblastech činnosti digitalizaci použít?

V oblasti účetnictví a daňového poradenství, při likvidaci společnosti nebo v oblasti vedení konkurzů, při výkonu advokátních či notářských služeb, při práci s dokumentací v ordinacích lékařů, u finančních služeb v oblasti bankovnictví, pojišťovnictví, leasingu, ale například i při elektronické archivaci a zpřístupnění dokumentů souvisejících s výrobou a dodávkou materiálů. V neposlední řadě pak naleznete využití například v oblasti práce úřadů státní správy a místní samosprávy, u příspěvkových a neziskových organizací… Obecně se dá říci, že digitalizace najde využití všude tam, kde se pracuje s větším množstvím dokumentů.