DOCU-X DMS

DOCU-X DMS — Správa elektronických i skenovaných dokumentů

Co je DOCU-X DMS?

DOCU-X DMS komplexně řeší problematiku ukládání, správy a práce s elektronickými a naskenovanými dokumenty a datovými zprávami. Díky tomuto systému je práce s dokumenty výrazně efektivnější a bezpečnější. Nejčastěji zákazníci využívají DOCU-X DMS na správu a schvalování přijatých faktur, smluv, objednávek, dodacích listu, ISO dokumentace apod.

  • Bezpečné ukládání dokumentů – všechny dokumenty jsou fyzicky uloženy centrálně v zabezpečeném úložišti na serveru. K dokumentům tak nemá nikdo přímý přístup a nelze je tedy bez oprávnění modifikovat, odstranit nebo celé úložiště zkopírovat a odnést. Uživatelé pak přistupují k dokumentům na základě přístupových práv.
  • Libovolné typy dokumentů – každý dokument je popsán metadaty, podle nichž lze dokumenty efektivně vyhledávat, třídit nebo filtrovat. Velmi rychle najdete veškeré dokumenty, které potřebujete, a vyhnete se tak složitému vyhledávání v šanonech nebo v adresářích na počítači.
  • Nástroj pro schvalování dokumentů – s modulem DOCU-X Workflow již nejsou v rámci schvalování dokumenty předávány v papírové podobě a nemusejí být neustále přenášeny. V DOCU-X je dostupná historie schvalování jednotlivých dokumentů. Stále tak máte přehled o tom, v jakém stavu schválení se konkrétní dokument aktuálně nachází, jakými kroky schválení již prošel, kdo a kdy jej vyřídil a s jakým výsledkem.
  • Kompletní historie – veškeré změny dokumentů i metadat jsou evidovány a ukládány v historii záznamu. Máte tak vždy kompletní přehled o tom, kdo a kdy provedl jakou změnu, schválil dokument apod. Díky automatickému verzování dokumentu již nikdy nepřijdete o žádný dokument nebo jeho verzi.
  • Souvislosti mezi dokumenty – u každého dokumentu máte ihned zobrazeny odkazy na všechny související dokumenty, např. z faktury se jedním kliknutím dostanete na související objednávku, dodací list, smlouvu apod.
  • Automatická správa verzí dokumentů – DMS DOCU-X stanovuje jasný systém ukládání dokumentů do složek s popisnými daty. Díky verzovacímu systému již nikdy nepřijdete o žádnou změnu v dokumentu. Každá verze dokumentu je uložena zvlášť s označením uživatele, data a času uložení a můžete si ji kdykoli zobrazit nebo se k ní vrátit.
  • Modul pro správu datových schránek – tento modul Vám zajistí archivaci datových zpráv včetně možné kategorizace a následného schvalování. Systém je napojen přímo na konkrétní schránku a stahuje z ní nové zprávy, popř. odesílá odpovědi. Tím, že jde o modul DOCU-X DMS, dochází k výraznému rozšíření možností a funkcí při práci s datovými zprávami.
  • Snadná integrace s Vaším ERP – systém DOCU-X byl navržen tak, aby jej bylo možné jednoduše integrovat s libovolným ERP či jiným systémem.