DOCU-X OCR

DOCU-X OCR – Automatizované vytěžování firemních dokumentů

Co je DOCU-X OCR?

DOCU-X OCR je systém pro automatické vytěžování (rozpoznávání) požadovaných údajů z naskenovaných a elektronických dokumentů. Díky tomu odpadá nutnost údaje z dokumentů přepisovat např. do informačního systému. Nejčastěji zákazníci využívají DOCU-X OCR na vytěžování dat z přijatých faktur, objednávek, dodacích listů a formulářů.

  • Již nemusíte přepisovat data z dokumentů do ERP – systém DOCU-X OCR za Vás vyčte data ze skenovaných nebo elektronických dokumentů a uloží je do Vašeho ERP nebo jiného informačního systému.
  • Validace vstupních dat proti datům v informačním systému – systém umožňuje automatickou validaci (kontrolu) vytěžených i zadaných údajů. Při vytěžení nebo zadání hodnoty atributu dojde ke kontrole hodnoty ve Vašem ERP systému, a pokud je hodnota chybná, je vytěžený atribut zvýrazněn červeně a je vypsán důvod, proč je daná hodnota nesprávná.
  • Automatické zpracování dokumentů bez zásahu uživatele – s DOCU-X OCR může být pořízení a správné uložení dokumentu pouze otázkou vložení papírového dokumentu do skeneru. Naskenované dokumenty nebo jiné dokumenty v elektronické podobě uložené do vstupního adresáře mohou být zpracovány zcela automaticky.
  • Učící se algoritmus – systém je založen na algoritmu, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. S přibývajícím počtem zpracovávaných dokumentů si systém automaticky ukládá nejnovější informace podle typu dokumentu (šablony) a při zpracování vybírá vždy nejlepší umístění jednotlivých hodnot pro vytěžení. Celý proces učení probíhá zcela automaticky na pozadí, tak aby z pohledu uživatele byl systém maximálně jednoduchý.

 Systém se učí znát Vaše dokumenty

  • Rozpoznávání libovolného typu dokumentu – díky učícímu se algoritmu můžete vytěžovat libovolný typ dokumentů, např. faktury, objednávky, příjemky, dodací listy, technické dokumenty, formuláře a další. Systém je schopen se naučit vytěžovat jakýkoli strukturovaný nebo polostrukturovaný dokument.
  • Neomezený počet uživatelů i vstupů – díky vytěžování dokumentu na serveru umožňuje systém zpracovávat dokumenty z libovolného počtu vstupů (skenovacích pracovišť nebo vstupů elektronických dokumentů) a zpracovávat je opět na libovolném počtu pracovišť nebo poboček, a to neomezeným počtem uživatelů.
  • Integrace s Vaším informačním systémem – propojení OCR s informačním systémem umožňuje přímé uložení záznamů ve Vašem IS za použití vytěžených textů. Tímto odpadá nejen složité přepisování textů z dokumentů, ale také manuální vytváření a ukládání záznamů v IS. Naskenovaný dokument je současně uložen také v systému DOCU-X DMS a odkaz na něj připojen k záznamu v informačním systému. Krátce po vložení dokumentu do skeneru tak můžete mít založený odpovídající záznam v informačním systému s dostupným odkazem na naskenovaný dokument.

Přínosy DOCU-X OCR

  • snížení času potřebného na pořizování dokumentu
  • snížení pracnosti při přepisování dat
  • snížení chybovosti dat
  • snížení nákladů
  • zrychlení pořizování dokumentů