EasyWork

Komplexní řešení pro elektronickou správu firemních dokumentů

 

 

Podnikové work-flow (podnikový oběh dokumentů)

Dokážete poslat e-mail? Potom dokážete poslat úkol s příslušným dokumentem kterémukoliv kolegovi nebo zaměstnanci ve Vaší společnosti a vědět, že bude včas a přesně vyřízen.

Hledáte-li nástroj, který Vám pomůže předstihnout konkurenci v rychlosti a přesnosti výměny informací mezi zaměstnanci, potom hledáte EasyWork. V dnešní vysoce konkurenční a uspěchané době není nic staršího než pozdě předaná informace.

  • Už se Vám nestane, že faktura, dokument, či důležitá smlouva zůstane u někoho bez povšimnutí

  • Nemusíte odejít z kanceláře a přes to budete kdykoliv vědět kdo na kterém úkolu aktuálně pracuje

  • Nenuťte už zaměstnance mrhat časem na obíhání kanceláří s dokumenty – nechejte obíhat dokumenty

  • Uživatel obdrží mail s odkazem do systému EasyWork a pro zpracování procesu použije standardní prohlížeč internet explorer

 

Klíčové přínosy EasyWork

  • Jednoznačné finanční a časové úspory, které se dostaví záhy po zavedení systému

  • Vysoká dostupnost a velmi snadné vyhledání libovolných dokumentů

  • Značné zrychlení práce s dokumenty napříč celou společností

  • Systém je intuitivní a velmi snadný pro ovládání – rychlé zaběhnutí do rutinního provozu

  • Systém je možné propojit s účetními nebo ERP systémy

Nebojte se přechodu od nepřehledného množství papírů k elegantním elektronickým dokumentům.

EasyWork je moderní softwarové řešení, které společnostem umožní zrychlit a zefektivnit činnosti související se zpracováním veškeré firemní agendy. Zároveň se významně zefektivní komunikace mezi zaměstnanci napříč celou organizační strukturou firmy.

Mnoho společností si dnes začíná uvědomovat velký potenciál elektronického oběhu dokladů mezi zaměstnanci s možností sledování a termínování plnění jednotlivých i souvisejících úkolů. Procesy spojené se zpracování faktur, objednávek, nabídek, smluv a mnoha dalších dokumentů se dotýkají téměř každého zaměstnance spojeného s administrativou společnosti. Čím náročnější administrativní agenda je, tím lehčeji dochází k chybám a časovým prodlevám, které mohou ve finále společnosti stát velké finanční ztráty. Náš zkušený tým odborníků, Vám pomůže nalézt úzká místa a navrhnout optimální řešení.

Do organizace přichází různé dokumenty více kanály: poštou, faxem, datovými schránkami či e-mailovou poštou. Jejich zpracování bývá spojeno s pracnou, manuální a časově nákladnou administrativou, která v sobě obnáší časté předávání dokumentů a vznik mnoha nežádoucích kopií. Dochází také k časovým prodlevám mezi předáním nebo dokonce ke ztrátám důležitých dokumentů. Na všechna tato omezení nabízíme jednoduchý a účinný lék. Po dohodě provedeme analýzu prostředí zákazníka, jeho procesů a prostředí, ve kterém bude systém EasyWork nasazen. Na základě analýzy je vypracován návrh celého řešení, včetně výstupů ve formě doporučení, která jsou se zákazníkem konzultována. Jakmile je připravena konečná podoba systému EasyWork, implementujeme finální řešení a proškolíme uživatele.

 

Centrální zpracování doručených dokumentů

Zpracování je velmi snadné, rychlé a nenáročné pro uživatele. Vše co potřebujete je skener, software a rozhodnout se jak moc zefektivníte práci.

  • Přijímáte mnoho papírových dokumentů?

Rychlý dokumentový skener dokumenty zpracuje a software navíc dokáže vytěžit z dokumentů potřebná data – od čárového kódu až po libovolný text.

  • Pracujete s e-maily nebo zprávami z datových schránek?

I z těchto dokumentů je možné vytěžit data a stejně jednoduše je exportovat například do vašeho ERP nebo účetního systému.

  • Přerůstá vám papírový archiv přes hlavu? Nevyznáte se v něm?

Veškeré dokumenty si odvezeme, zdigitalizujeme a uskladníme mimo vaše prostory. Váš archiv se rázem zmenší na velikost DVD a hledání v něm bude nesrovnatelně snazší i rychlejší.

 

Elektronický archiv (DMS)

Jestliže řešíte otázku jak co nejlépe zorganizovat dokumenty (papírové i elektronické), mít minimální práci s jejich vyhledáváním nebo jak přestat řešit evergreeny – na kterém stole ten papír zase zůstal ležet… Máme pro Vás odpověď: EasyWork.

  • Digitalizované dokumenty jsou zde bezpečně uloženy

  • Dokumenty lze vyhledávat podle řady kritérií a mnoha indexů

  • Je velmi snadné vyhledat dokumenty, které spolu souvisí (podle zákazníka, zakázky nebo jiných libovolných vazeb).

  • Systém může sloužit jako centrální elektronický archiv pro více poboček nebo společností v holdingu