Na rozdíl od služeb, kdy se zákazníkem řešíme optimální řešení směrem k dokumentům, které jsou ve společnosti aktivně využívány, zde se zaměřujeme spíše na dokumenty, které jsou využívány spíše pro archivní účely a nepracuje se s nimi tak často. Ovšem i tyto dokumenty se využívají, jsou pro ně alokovány prostory a náklady na ně mohou být ve finále poměrně vysoké.
Uvědomili jste si někdy například:
- kolik času strávíte hledáním v archivu? 1 člověk stráví hledáním potřebných dokumentů průměrně 23 minut denně.
- to je 12 pracovních dní za rok!
- že v digitálních dokumentech se výrazně rychleji vyhledává?
- že s digitálním dokumentem může pracovat více lidí v jednom okamžiku?
- že digitalizace dokumentů není ruční přepisování papírů do PC?
- že většinu dokumentů nemusíte mít v papírové podobě?
- kolik máte ve firmě dokumentů a kolik jich ročně přibývá?
- že nemusíte mít papírové dokumenty stále u sebe?
- že můžete své prostory využívat efektivněji?
- že skartace dokumentů není pouze o záznamu a skartovačce, že musíte např. Státnímu archivu umožnit náhled do archivu pro výběr archiválií pod pokutou až 250 000,- Kč?
Papírové dokumenty jsou téměř vždy nutné zlo, se kterým Vám dokážeme pomoci.
Co Vám nabízíme?
Zmapujeme všechny typy dokumentů, které ve společnosti používáte, a navrhneme Vám optimální stav pro digitalizaci vybraných dokumentů, skartaci dokumentů, u kterých je to možné, a archivaci dokumentů mimo Vaše prostory.
Ve finále celého procesu budete mít veškeré dokumenty k dispozici v elektronické podobě a v případě potřeby Vám vyhledáme a doručíme dokumenty ve formě originálů.
Jaká je praxe?
V úvodu si s Vámi dohodne schůzku náš obchodní konzultant, který s Vámi projedná možnosti a zjistí od Vás základní údaje potřebné pro sestavení nabídky a návrhu finální podoby řešení.
Následně si od Vás přebereme dokumenty a současně provedeme posouzení, které dokumenty je možné skartovat a které dokumenty je ještě nutné archivovat ve fyzické podobě. Toto doporučení s Vámi budeme konzultovat a po jeho odsouhlasení proběhne převedení dokumentů do digitální podoby a vytěžení požadovaných indexů z dokumentů. V závěru obdržíte Doklad o skartaci dokumentů a DVD s dokumenty v elektronické podobě, včetně datových souborů s vytěženými daty ke každému dokumentu. Vytěžená data mohou být například v xml, aby je bylo možné snadno načíst např. do DMS.
Cenu díla je možné ponížit formou odpočtu náhradního plnění.