Externí digitalizace

Na rozdíl od služeb, kdy se zákazníkem řešíme optimální řešení směrem k dokumentům, které jsou ve společnosti aktivně využívány, se zde zaměřujeme více na dokumenty, které jsou využívány spíše pro archivní účely a nepracuje se s nimi tak často. Ovšem i tyto dokumenty se využívají. Jsou pro ně alokovány prostory a náklady na ně mohou být ve finále poměrně vysoké.

Uvědomili jste si například:

  • Kolik času strávíte hledáním v archivu? 1 člověk stráví hledáním potřebných dokumentů průměrně 23 minut denně – to je 12 pracovních dní za rok!
  • Že v digitálních dokumentech se výrazně rychleji vyhledává?
  • Že s digitálním dokumentem může pracovat více lidí v jednom okamžiku?
  • Že digitalizace dokumentů není ruční přepisování papírů do PC?
  • Že většinu dokumentů nemusíte mít v papírové podobě?
  • Kolik máte ve firmě dokumentů a kolik jich ročně přibývá?
  • Že nemusíte mít papírové dokumenty stále u sebe?
  • Že můžete své prostory využívat efektivněji?
  • Že skartace dokumentů není pouze o záznamu a skartovačce, že musíte např. Státnímu archivu umožnit náhled do archivu pro výběr archiválií pod pokutou až 250 000,- Kč?

Papírové dokumenty jsou téměř vždy nutné zlo, se kterým Vám dokážeme pomoci.

Co Vám nabízíme?

Zmapujeme všechny typy dokumentů, které ve společnosti používáte a navrhneme Vám optimální stav pro digitalizaci vybraných dokumentů, skartaci dokumentů a u dokumentů, u kterých je to možné, pak archivaci dokumentů mimo vaše prostory. Ve finále celého procesu budete mít veškeré dokumenty k dispozici v elektronické podobě a v případě potřeby Vám vyhledáme a doručíme dokumenty ve formě originálů.

Jaká je praxe?

V úvodu si s Vámi dohodne schůzku náš obchodní konzultant, který s Vámi projedná možnosti a zjistí od Vás základní údaje potřebné pro sestavení nabídky a návrhu finální podoby řešení. My si od Vás následně převezmeme dokumenty a současně provedeme posouzení, které dokumenty je možné skartovat a které je ještě nutno archivovat ve fyzické podobě. Toto doporučení s Vámi budeme konzultovat a po jeho odsouhlasení proběhne převedení dokumentů do digitální podoby a vytěžení požadovaných indexů z dokumentů. V závěru obdržíte doklad o skartaci dokumentů a DVD s dokumenty v elektronické podobě, včetně datových souborů s vytěženými daty ke každému dokumentu. Vytěžená data mohou být například v xml, aby je bylo možné snadno načíst např. do DMS.

Cenu díla je možné ponížit formou odpočtu náhradního plnění.