Správa dokumentů

Možnosti a přínosy správy dokumentů

  • Není to jen soubor produktů a technologií, je to především řešení, řešení na míru podle potřeb
  • Umožňuje bezpečným způsobem skenovat, rozesílat, ukládat, spravovat a archivovat strukturovaná i nestrukturovaná data (třeba papírové dokumenty)
  • Může uchovávat a organizovat elektronický obsah jako jsou e-maily, soubory Microsoft Office, faxy, fotografie, zvukové záznamy, video, dokumenty PDF či webový obsah
  • Zabezpečí odpovídající zpřístupnění, dostupnost, publikování dokumentů například v obchodním procesu schvalování faktur, schvalování požadavků a dalších – centrální správa a okamžitá dostupnost
  • Jednotná pravidla značení a postupů zpracování
  • Nabízí rychlou návratnost investic díky výhodám, jako jsou například:
  • Snížení nákladů spojených s ukládáním a vyhledáním papírových dokumentů a elektronického obsahu
  • Zmenšení objemu úložného místa
  • Archivace dokumentu hned po jeho přijetí
  • Zvýšení provozní efektivity v celé organizaci
  • Vylepšení zabezpečení elektronického obsahu a papírových dokumentů
  • Zlepšení schopností pokračování provozu firmy v případě katastrofy
  • Dosažení vyšší shody se směrnicemi

Proč dokumentový systém?

Objem dokumentů pouze v elektronické podobě (maily s pdf soubory, faktury v ISDOC, datové schránky,…) stále roste a pouhá „papírová evidence“ už není vždy dostačující.

Digitalizace je předpoklad,…

Je snazší digitalizovat fyzické dokumenty a zavést centrální evidenci, úložiště a archiv. Digitalizace dokumentů usnadní prvotní zpracování.

Všechny dokumenty jsou uloženy v zařízeních pro ukládání dat a je stanovena zálohovací strategie.

Uživatelé pak vyhledávají konkrétní potřebné dokumenty a mohou si být jisti, že dostanou správnou informaci.

Produktové portfolio

EasyWork

AmCube

IBM Content Manager, FileNet

Co je EasyWork

EasyWork je workflow systém. Je to softwarový nástroj pro centrální správu dokumentů.

  • eviduje a řídí všechny procesy, sleduje jejich zpracování
  • kontroluje dostupnost jejich dokumentů (převážně včetně e-zobrazení)
  • poskytuje informace o postupu a generuje přehledy
  • archivuje dokumenty
  • jednotný způsob ovládání všech modulů. Uživatel obdrží mail s odkazem do systému EasyWork  a pro zpracování procesu použije standardní prohlížeč IE.

EW1

Vyhledávání a základní funkce:

  • Sledování „otevřených“ úkolů a vzájemná zastupitelnost řešitelů
  • Vyhledávání písemností podle řady kritérií
  • … a zobrazení vyhledaných záznamů
  • Okamžité zobrazení dokumentů
  • … nebo export dat do XLS
  • Vysoká škálovatelnost písemností (mateřské OJ, dělení na typy, subtypy, skart. znaky,…)
  • Okamžitá dostupnost vlastních dokumentů
  • Jednotná forma ovládání všech modulů
  • Zobrazit IMAGE nebo přejít do formuláře může pouze „oprávněný“ uživatel

Co je AmCube?

AmCube je komplexní řešení pro správu dokumentů a obsahu na platformě Microsoft SharePoint

  • Evidence, kontrola a správa firemních dokumentů
  • Řízená archivace
  • Bezpečně uchované dokumenty
  • Řízené schvalování
  • Připomínkování
  • Verzování
cube

Jednoduchá práce s dokumentem

Stačí pouze tenký klient

Sdílené informace

Přehled o stavu zpracování

Využití a funkce AmCube

Skenování a vytěžení potřebných údajů, validace

Integrace s MS Office

Napojení na ERP

Vícestupňové workflow

Řešení pro firemní dokumenty

Smlouvy, Faktury přijaté, Faktury vydané, Objednávky, Dovolené, Služební cesty

AmcPF
Další možnosti

Vyhledávání jak v metadatech tak v samotných dokumentech

Umožňuje sdílení zdrojů, kalendářů a úkolů mezi uživateli

Knihovna čárových kódů, evidence

Import z datových schránek

Systém je postaven nad platformou Microsoft Sharepoint, aktuálně ve verzi 2010

Dokumenty jsou uloženy v databázi Microsoft SQL Server

Chcete-li získat další informace o možnostech správy dokumentů nebo Vás zaujaly naše produkty AmCube a nebo EasyWork,
KONTAKTUJTE NÁS

NAŠI PARTNEŘI: